Недостача по инвентаризации

Недостачи при инвентаризации

Недостача – это физическая нехватка товарно-материальных ценностей (сверх установленных норм потерь), зафиксированная в установленном порядке.

Недостачи и инвентаризация

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются организацией, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно (ч. 1, 2, 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием товаров и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона N 402-ФЗ).

Бухгалтерский учет недостач

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:

— суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу.

Порядок расчета указанной доли устанавливается организацией самостоятельно.

Для отражения недостач Планом счетов предусмотрен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

По недостачам и порче ценностей записи производятся по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредита счетов учета названных ценностей.

В случае выявления недостачи имеют значение нормы естественной убыли.

Если нормы естественной убыли установлены, стоимость приобретения недостающих материально-производственных запасов, выявленных в результате инвентаризации, в пределах таких норм относится на расходы по обычным видам деятельности.

В бухгалтерском учете это будет отражено следующим образом:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 10 «Материалы» (41 «Товары», 43 «Готовая продукция»)

— списана стоимость утраченного имущества;

Дебет 20 «Основное производство» (25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

— списана недостача в пределах норм естественной убыли.

Стоимость имущества сверх норм естественной убыли, а также стоимость имущества, для которого нормы естественной убыли не утверждены, могут быть списаны одним из двух способов.

1. Если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, такая стоимость будет взыскана с него.

В бухгалтерском учете это будет отражено следующим образом:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 10 «Материалы» (41 «Товары», 43 «Готовая продукция»)

— списана стоимость утраченного имущества;

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами») Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

— стоимость недостачи отнесена на виновное лицо;

— стоимость недостачи взыскана с виновного лица.

2. Если лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено, то стоимость такой недостачи списывается в прочие расходы.

В бухгалтерском учете это будет отражено следующим образом:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 10 «Материалы» (41 «Товары», 43 «Готовая продукция»)

— списана стоимость утраченного имущества;

Дебет 91 «Прочие дохода и расходы» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

— сверхнормативная недостача списана в расходы (списана в расходы недостача при отсутствии виновных лиц).

Налоговый учет

Налог на прибыль

Согласно пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в частности расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены.

В налоговом учете, согласно пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в целях налогообложения прибыли в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли.

Далее налоговый учет недостачи сверх норм естественной убыли и недостачи, для которой нормы вовсе не утверждены зависит от наличия или отсутствия виновного лица.

1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено.

В этом случае исходя из пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ стоимость недостачи учитывается на одну из следующих дат:

— на дату признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);

— на дату вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба (Письмо Минфина России от 17.04.2007 N 03-03-06/1/245).

Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено.

Убытки в виде недостачи материальных ценностей признаются внереализационными расходами только в случае документального подтверждения уполномоченным органом государственной власти факта отсутствия виновных лиц. Такое мнение было высказано ФАС Восточно-Сибирского округа в Постановлении от 22.08.2012 N А19-20632/2011.

Согласно Письму Минфина России от 06.12.2012 N 03-03-06/1/630 при документальном подтверждении факта отсутствия виновных лиц в недостаче или в хищении уполномоченным органом государственной власти для целей исчисления налога на прибыль налогоплательщик может уменьшить полученные доходы на сумму внереализационных расходов в виде убытков.

Следовательно, датой признания убытка от недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц является дата вынесения следователем соответствующего постановления.

В этом случае на основании пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ стоимость недостачи учитывается в составе расходов на дату составления одного из следующих документов:

— постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено (Письма Минфина от 29.05.2015 N 03-03-06/1/31130, от 21.05.2015 N 03-03-06/1/29177);

— документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием. Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия (Письмо УФНС по г. Москве от 25.06.2009 N 16-15/065190).

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Вопрос о необходимости восстановления НДС при обнаружении недостачи является спорным и остается на усмотрение организации.

С одной стороны, в п. 3 ст. 170 НК РФ установлен закрытый перечень случаев восстановления НДС.

Указанным пунктом не установлено, что необходимо восстанавливать ранее принятый к вычету НДС в случае недостачи.

С другой стороны, контролирующие органы настаивают на том, что при обнаружении недостачи в результате инвентаризации и последующем списании материалов ранее правомерно принятый к вычету НДС необходимо восстановить (см. Письма Минфина России от 21.01.2016 N 03-03-06/1/1997, от 19.03.2015 N 03-07-11/15015, от 04.07.2011 N 03-03-06/1/387).

Таким образом, судебная практика свидетельствует о возможных рисках споров с налоговыми органами, если ранее принятый к вычету НДС по товарно-материальным ценностям, в отношении которых была выявлена недостача, не будет восстановлен.

Однако окончательное решение принимает организация самостоятельно.

Недостача товара

Обновление: 2 марта 2018 г.

В процессе осуществления деятельности предприятия, организации, предприниматели часто сталкиваются с проблемой недостатка товарно-материальных ценностей. Возникнуть недостача может по разным причинам. Например, в случае неправильного оформления документов, хищения товара, в результате естественной убыли. Порядок списания расходов зависит от причин их возникновения.

Проведение инвентаризации

Если выявлена недостача при инвентаризации, что делать подробнее рассмотрим в настоящей статье. Инвентаризация представляет собой проверку соответствия имеющихся в наличии на предприятии товарно-материальных ценностей данным бухгалтерского учета. Это один из основных методов контроля имущества организации. Ее систематическое проведение позволит своевременно установить отсутствие товара и правильно оформить его списание для минимизации убытков.

Процедура проведения инвентаризации прописывается в учетной политике организации. Необходимо указать:

  • случаи, при наступлении которых проводится инвентаризация;
  • периодичность проведения ревизии;
  • состав комиссии (в нее могут быть включены специалисты, обладающие необходимыми знаниями, работники бухгалтерии, лица, занимающие руководящие должности в отделах и т.п.).

Для проведения инвентаризации руководитель должен издать приказ, в котором закрепляется состав комиссии (в него не могут быть включены материально-ответственные лица), срок проведения проверки, указываются виды имущества, подлежащего ревизии. В ходе инвентаризации может быть использован сплошной либо выборочный метод. Данные, полученные при инвентаризации, должны быть документально зафиксированы. Необходимо составить инвентаризационные описи, в которых надлежит указать объекты инвентаризации и их точное количество.

Если в результате проверки были установлены расхождения в данных учета и фактическом наличии товара, оформляется сличительная ведомость. В случае недостачи продукция списывается в пределах норм естественной убыли или возмещение убытков возлагается на виновных лиц. Если установить виновника невозможно, недостача относится на операционные расходы.

Недостача в магазине

Часто бывают ситуации, когда возникла недостача в магазине. Что делать продавцу в этом случае?

При заключении трудового договора с работником рекомендуется также заключить с ним договор о полной материальной ответственности (иначе взыскание может быть осуществлено только в судебном порядке). В противном случае у работника наступает материальная ответственность в пределах его среднемесячного заработка.

Недостача может возникнуть:

  • в пределах норм естественной убыли, которые разрабатываются на предприятии и применяются для определения той величины безвозвратных потерь от недостачи товара, которая допустима;
  • в размере, значительно превышающем указанные нормы, влекущем явные убытки для предприятия.

Убытки, возникшие в пределах норм естественной убыли, списываются на прочие расходы. В ином случае убытки можно компенсировать, возложив ответственность за недостачу на материально-ответственное лицо. Для этого может быть создана комиссия, которой будут установлены причины возникновения убытков и их размер. У работника истребуется письменное объяснение или составляется акт об отказе дать таковое.

По результатам проверки составляется документ, подтверждающий вину работника. Последний может согласиться с возмещением ущерба. Денежные средства вычитаются из его заработной платы единовременно или по частям.

Возникает закономерный вопрос, сколько можно удержать из зарплаты за недостачу? Убытки возмещаются работником в пределах среднемесячного заработка. Если с ним заключен договор о полной материальной ответственности, ущерб может быть возмещен в полном размере. Из зарплаты единовременно может быть удержано не более 20 процентов, если имеется исполнительный лист — 50 процентов.

Если работник отказывается от добровольного возмещения ущерба, комиссия устанавливает его причастность к факту содеянного, составляется акт отказа от погашения долга, который направляется руководителю. Последний издает приказ об удержании денег из зарплаты виновного, и бухгалтерия может производить необходимые вычеты.

Недопоставка товара, претензия по недостаче

В процессе осуществления деятельности нередко случаются ситуации, когда организация, получившая товар от поставщика, обнаруживает различного рода нарушения. Так после приемки товара может быть обнаружена его недостача. Составляется претензия по недостаче товара, образец которой приведен ниже.

Установленного бланка оформления претензии нет, ее можно составить в произвольной форме. Однако необходимо наличие ряда реквизитов:

  • дата составления;
  • название организации, составляющей претензию;
  • в тексте указывается характеристика товара, объем, подлежащий поставке по договору, объем фактически поставленного товара (составляется акт о расхождении);
  • требования к поставщику (заменить или допоставить товар, вернуть деньги, возместить ущерб).

Скачать претензию по недостаче товара (образец)

Иногда результатом проведенной в организации инвентаризации становится недостача ценностей или излишек. Если в случае с излишком предстоит оприходование ценностей, то при выявлении недостачи потребуется выявить виновных лиц, а также правильно оформить списание.

Инвентаризация

Независимо от того в какой организации проводится инвентаризация, существуют ее основные виды и правила проведения. К основным видам инвентаризации относят:

  • плановую;
  • внеплановую.

Плановую организацию должны проводить все компании в конце года, перед тем как составить годовую ответственность. Внеплановая инвентаризация проводится в тех случаях, когда возникает срочная необходимость в ней. Например, при выявлении факта хищения, при смене материально-ответственного лица или при ликвидации фирмы. По итогам проведенной инвентаризации материальных ценностей может быть выявлена недостача или излишки.

Что такое недостача

Важно! Под недостачей понимают выявленную при полном или частичном пересчете какой-либо группы товаров разницу между данными бухучета и фактическим остатком на текущий момент времени.

Основным документом, регламентирующим порядок действий при инвентаризации является распоряжение Минфина № 49. Согласно данного документа, первоначальными действиями инвентаризационной комиссии при получении результатов являются:

  1. Установить степень ответственности каждого причастного лица.
  2. Истребовать дебиторскую задолженность, которая находится под сомнением, осуществить перевод незавершенного бартера и имеющихся долгов.
  3. Составить опись ценностей, признанных непригодными, либо неподлежащими восстановлению.
  4. Выявить причины излишков или недостачи.
  5. Получить пояснения по факту недостачи.

Недостача при инвентаризации: что делать

Все дальнейшие действия после выявления недостачи будут зависеть от того, есть ли виновные лица или нет. Все действия работодателя и работников предусмотрены законодательными и иными нормативными документами. Если виновных лиц нет или вина их не доказана, то выявленная при инвентаризации недостача списывается по соответствующим счетам как финансовые результаты.

Выявление недостачи в торговой точке

При выявлении недостачи в торговой точке, по отношению к продавцу возможны следующие действия:

  1. Потребовать от него объяснительную по поводу выявленной недостачи.
  2. Если выявлена вина продавца, либо имеется ответственность по коллективному договору о материальной ответственности, то недостача, которая не подлежит списанию, может вычитаться и зарплаты. В первом случае в полной сумме, во втором — в определенном проценте. Процентные вычеты, превышающие 20% устанавливаются только в суде.

Суммы, взимаемые с работников, не должны превышать их должностной оклад. Однако, в случае необходимости, по решению суда возможно и превышение.

Действия работодателя при выявлении недостачи

При выявлении недостачи действия продавца будут следующими:

  1. Потребовать от работников написать объяснительную по факту недостачи ценностей. Если работник уклоняется от дачи объяснений, то нужно составить соответствующий акт отказа, согласно требованиям ТК РФ.
  2. Взыскать с работников недостачу. Сделать это можно только в течение месяца с момента вынесения результатов инвентаризации. После этого срока взыскание можно применить только в судебном порядке. распоряжение о взыскании работодатель может дать в размере, не превышающем среднемесячную зарплату. Если необходимо взыскать сумму в больших размерах, то сделать это можно только через суд.

Недостача при инвентаризации: что делать материально-ответственному лицу

В качестве материально-ответственного лица может выступать начальник склада, администратор, старший кассир и т.д. Согласно них законодательство предусматривает следующее:

  1. После того, как оформлен акт о недостаче, наступает ответственность того лица, которое согласно документам несет эту ответственность.
  2. Наступить ответственность может и в соответствии с положениями законодательства, и в соответствии с условиями подписанного соглашения о материальной ответственности.
  3. Если недостача ответственного лица не связана с исполнением им трудовых обязанностей, то привлечение его к ответственности возможно только по решению суда.

Недостача при инвентаризации: документальное оформление, что делать работодателю

На предприятии часто случается, что при очередной инвентаризационной проверке отсутствуют вещи, которые значатся в документации. При каждом несовпадении начинают суетиться все – и материально-обязанные, ответственные люди, и руководство, и даже подчиненные, с которых зачастую спрашивают. В статье мы расскажем про недостачу товара и материальных ценностей (ТМЦ) на складе при инвентаризации, а также опишем, как сделать документальное оформление проводки.

Алгоритм:

  • Проверка.
  • Акт о проводке материалов, которые выявлены в результате инвентаризации, через решение о взыскании недостачи с виновного.
  • Официальное уведомление работника о предстоящем штрафе.
  • Вычет из оклада, при этом единовременно можно удержать не более 20% от полученных на руки денег.

В случае если нехватка получилась из-за серьезного нарушения, можно написать заявление об увольнении по соответствующей статье.

Оформление сличительных ведомостей

Это бумага, имеющая один из предложенных видов:

  • форма ИНВ-19;
  • единый документ описи с параметрами для сличения имущества.

Если после процедуры инвентаризации были выявлены расхождения, они рассчитываются по той стоимости, которая закреплена в бухучете при постановке на баланс.

Что делать работодателю при недостаче при инвентаризации

Необходимо в первую очередь обнаружить настоящие причины, затем только искать виновного. Также нужно обязательно попросить написать сотрудника объяснительную.

После проведения расследования стоит привести приказ в исполнение и более тщательно следить за работником. Если происшествие выходит за рамки допустимого – нужно задуматься о дисциплинарном взыскании или об увольнении по статье.

Возмещение ущерба, выявленного при инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации в федеральных органах исполнительной власти, в которых предусмотрена военная служба, регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания). Инвентаризации подлежит все имущество (независимо от его местонахождения), все виды финансовых активов и обязательств. Кроме того, инвентаризация проводится в отношении других видов имущества, не принадлежащих учреждению, но числящихся в учете (аренде). В процессе ее проведения нередко обнаруживаются такие нарушения, как недостача или излишки. Рассмотрим особенности возмещения выявленного при инвентаризации ущерба, а также порядок принятия к учету обнаруженных в ходе ее проведения излишков.

Общие положения по проведению инвентаризации

Помимо Методических указаний нормативными документами, регулирующими порядок проведения, а также правильность отражения результатов инвентаризации нефинансовых и финансовых активов в учреждениях силовых ведомств, являются ТК РФ, Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Федеральный закон N 129-ФЗ), Федеральный закон от 12.07.1999 N 161-ФЗ «О материальной ответственности военнослужащих» (далее — Федеральный закон N 161-ФЗ), Инструкция N 25н <1>.

<1> Приказ Минфина России от 10.02.2006 N 25н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету».

Согласно ст. 12 Федерального закона N 129-ФЗ порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем учреждения, за исключением случаев, когда ее проведение обязательно. В п. 1.5 Методических указаний такие случаи перечислены.

Основными задачами инвентаризации финансовых, нефинансовых активов и обязательств являются:

  • выявление фактического наличия имущества;
  • сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
  • проверка полноты отражения в учете стоимости как собственных основных средств, нематериальных и непроизведенных активов, материальных запасов, так и находящихся в аренде, сумм денежных средств силовых ведомств, находящихся как в кассе, так и на счетах в банках, сумм дебиторской и кредиторской задолженностей и других расходов.

Порядок проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации необходимо отразить в учетной политике федеральных органов исполнительной власти, в которых предусмотрена военная служба.

Одним из важных условий инвентаризации нефинансовых, финансовых активов и обязательств является то, что она проводится в отношении всего имущества организации независимо от местонахождения данных активов (п. 1.3 Методических указаний).

За сохранность имущества отвечают материально ответственные лица. С каждым из них в соответствии с Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85 «Об утверждении Перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» заключается договор о полной материальной ответственности. Согласно ст. 243 ТК РФ у данных работников материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба наступает при выявлении недостачи вверенных им ценностей. Кроме того, руководствуясь этой статьей, материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба также возлагается в случаях:

  • причинения ущерба работодателю при выполнении трудовых обязанностей;
  • умышленного причинения ущерба;
  • причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;
  • причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;
  • разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (служебную или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;
  • причинения ущерба не при выполнении работником трудовых обязанностей;
  • причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда.

Для проведения инвентаризации в федеральном органе исполнительной власти, в котором предусмотрена военная служба, на основании приказа руководителя учреждения создается инвентаризационная комиссия. Кроме того, при большом объеме работ для проведения инвентаризации создаются рабочие комиссии.

В связи с тем что при инвентаризации проводится не только подсчет имущества (наличные денежные средства, транспортные средства, компьютеры и др.), взвешивание (продукты питания, гвозди и др.) или обмер (тканевые полотна, кабели и др.), но и иной анализ имущества и финансовых обязательств, целесообразно включить в состав комиссии работников бухгалтерии, а также других представителей учреждения, знания и квалификация которых необходимы при проведении инвентаризации.

Инвентаризация может проводиться как сплошным, так и выборочным методом. При сплошной инвентаризации проверяется все имущество и все виды финансовых обязательств силовых ведомств. При выборочной инвентаризации, которая проводится по распоряжению руководителя учреждения, проверяется отдельный вид имущества, например только продукты питания или транспортные средства.

При оформлении результатов инвентаризации в федеральных органах исполнительной власти, в которых предусмотрена военная служба, нужно использовать следующие формы регистров бюджетного учета, утвержденные Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета» (далее — Приказ Минфина России N 123н):

  • инвентаризационную опись ценных бумаг (ф. 0504081);
  • инвентаризационную опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082);
  • инвентаризационную опись задолженности по бюджетным ссудам (кредитам) (ф. 0504083);
  • инвентаризационную опись (сличительную ведомость) бланков строгой отчетности, денежных документов (ф. 0504086);
  • инвентаризационную опись (сличительную ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);
  • инвентаризационную опись наличных денежных средств (ф. 0504088);
  • инвентаризационную опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);
  • инвентаризационную опись расчетов по доходам (ф. 0504091);
  • ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).

По объектам, находящимся в аренде, инвентаризационная опись составляется отдельно.

После всех обмеров и подсчетов инвентаризационные описи заполняют по наименованию с указанием их количества в единицах учета, по которым они учитываются. Порядок заполнения инвентаризационных описей приведен в п. 2.9 Методических указаний. Отметим только, что при заполнении инвентаризационных описей не допускается оставлять свободные строки — их следует прочеркивать. Это нужно для того, чтобы в незаполненные строки не были вписаны излишние ценности, что также приведет к искажению результатов инвентаризации.

Результаты инвентаризации

Следующий этап инвентаризации — сравнение фактических остатков финансовых и нефинансовых активов, выявленных при проверке, с данными бухгалтерского учета. Для этого оформленные инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию учреждения. Если в ходе инвентаризации обнаружены расхождения, они указываются в ведомости расхождений.

Выявленные при инвентаризации недостачи и хищения подлежат отражению в регистрах бюджетного учета. Для этого необходимо провести проверку с целью установления размера причиненного ущерба и причины его возникновения.

По итогам работы инвентаризационной комиссии оформляется акт, в котором раскрывается причиненный организации ущерб, обстоятельства его возникновения и выявления, оценка по рыночной стоимости на соответствующую дату, указываются виновные лица. Также в нем даются рекомендации администрации учреждения о привлечении виновных лиц к ответственности, оформлении обращения (иска) в судебные органы, а в случае необходимости — о передаче материалов работы комиссии в правоохранительные органы. К акту инвентаризационной комиссии (материалам административного расследования) прилагаются письменные объяснения работников, виновных в причинении ущерба, сведения о рыночных ценах на соответствующие ценности, а также прочие материалы, которые были положены в основу акта (материалов расследования). При необходимости в представленных материалах отражается согласие виновных лиц добровольно возместить (в полном объеме, частично) причиненный ущерб или возместить его на условиях рассрочки.

Как установлено ст. 246 ТК РФ, размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба. Однако эта стоимость не должна быть ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета исходя из степени износа этого имущества.

Днем обнаружения ущерба следует считать день, когда администрации учреждения стало о нем известно, либо день подписания соответствующего акта или заключения. Именно на эти даты и принимаются цены на соответствующие или идентичные им материальные ценности (п. 24 Постановления Пленума Верховного Суда СССР от 23.09.1977 N 15 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации»).

Помимо недостачи или излишков при инвентаризации можно выявить случаи порчи материальных ценностей. Данные факты подтверждаются документально, например актами ГИБДД об аварии автотранспортных средств, актами пожарных или аварийных служб и др. Суммы потерь от порчи материальных ценностей подлежат отражению в бюджетном учете в том же порядке, что и недостачи.

При выявлении недостачи (в случае необходимости) сначала следует установить убыль материальных ценностей в пределах норм, утвержденных в определенном законодательством порядке. При этом нормы убыли могут применяться лишь при обнаружении фактических недостач. Убыль в пределах норм определяется только после зачета недостачи ценностей излишками по пересортице. В случае если после зачета по пересортице все-таки была обнаружена недостача ценностей, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. Бюджетные учреждения силовых министерств и ведомств могут проводить зачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы, только по ценностям, приобретенным за счет одного и того же источника финансирования.

Возмещение ущерба

Сумма недостачи, хищения или иного ущерба может быть взыскана с виновного лица. Порядок взыскания ущерба определен ст. 248 ТК РФ, исходя из которой в срок не позднее одного месяца со дня окончательного установления причиненного работником ущерба работодатель издает распоряжение о взыскании суммы ущерба. Напомним, что взыскание с виновного работника причиненного ущерба производится в сумме, не превышающей его среднего месячного заработка, определяемого в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 «Об особенностях порядка исчисления среднего заработка».

Примечание. Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию, превышает его средний месячный заработок, взыскание осуществляется только в судебном порядке.

Добровольное возмещение работником ущерба может быть произведено полностью или частично, а также с рассрочкой платежа. В таком случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. При этом с работника, давшего письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказавшегося его возместить после увольнения, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.

Вместе с тем работнику предоставляется право обжаловать решение работодателя о взыскании ущерба в комиссии по трудовым спорам или в суде. Срок для обжалования решений составляет три месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своих прав (ст. 386 ТК РФ).

В соответствии со ст. 250 ТК РФ орган по рассмотрению трудовых споров может с учетом степени и формы вины, материального положения работника и других обстоятельств снизить размер ущерба, взыскиваемого с работника. При этом снижение размера ущерба, подлежащего взысканию с работника, не производится в случае, если ущерб причинен преступлением, совершенным в корыстных целях.

Стоит отметить, что при определении размеров удержаний необходимо руководствоваться положениями ст. 138 ТК РФ, устанавливающей ограничения по размерам удержаний. В соответствии с данной статьей удержания могут производиться в размере, не превышающем 20% заработка, причитающегося к выплате работнику.

Если удержания в рамках материальной ответственности по распоряжению администрации осуществляются одновременно с обязательными удержаниями по исполнительным документам, то удерживаемые суммы в общем итоге не должны превышать 50%, а при удержании алиментов на содержание несовершеннолетних детей, сумм в возмещение вреда, причиненного здоровью, возмещение вреда лицам, понесшим ущерб в результате смерти кормильца, возмещение за ущерб, причиненный преступлением, — 70%.

Если взыскать суммы в возмещение ущерба на протяжении какого-то периода нельзя (работник привлекается к уплате сумм по нескольким исполнительным документам и общий размер удержаний превышает или равен сумме ограничений удерживаемых сумм), то удержания сумм по инициативе администрации могут быть произведены в течение данного срока только добровольно самим должником.

Удержание сумм ущерба с военнослужащих и приравненных к ним категорий лиц, а также с граждан, призванных на военные сборы, осуществляется в порядке, установленном Федеральным законом N 161-ФЗ.

Бухгалтерский учет излишков и недостач

Как известно, в ходе инвентаризации можно обнаружить как излишки, так и недостачи. Соответственно, результаты инвентаризации будут отражены в бюджетном учете по-разному.

Так, при выявлении излишков материальных ценностей они приходуются исходя из рыночной стоимости данных ценностей. Чаще всего возникновение излишков связано с ошибками при оприходовании ценностей (если бухгалтер не сделал записи при получении учреждением имущества или сделал записи на меньшие количество и сумму) или при отпуске ценностей (когда бухгалтер ошибочно списал больше материалов и иных ценностей, чем было фактически отпущено и использовано).

Согласно п. 159 Инструкции N 25н под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов. Кроме того, ст. 246 ТК РФ содержит уточнение: но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества. Рыночная стоимость определяется специально созданной в соответствии с приказом руководителя комиссией.

Оприходование излишков материальных ценностей, выявленных при инвентаризации, по рыночной стоимости отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 101 00 000 «Основные средства», 105 00 000 «Материальные запасы» и кредиту счета 401 01 180 «Прочие доходы».

Пример 1. В результате инвентаризации на складе учреждения силового ведомства выявлен не состоящий на бухгалтерском учете принтер. Излишки оприходованы по рыночной стоимости на сумму 4000 руб.

В бухгалтерском учете излишки будут отражены следующей проводкой:

Дебет

Кредит

Сумма,

руб.

Оприходован принтер

1 101 04 310

1 401 01 180

Расчеты по недостачам, а также хищениям материальных ценностей, суммы потерь от порчи материальных ценностей и другие суммы, подлежащие удержанию, списанию в установленном порядке, учитываются на счете 209 00 000 «Расчеты по недостачам».

Аналитический учет по счету 209 00 000 ведется в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051), утвержденной Приказом Минфина России N 123н, по каждому виновному лицу с указанием фамилии, имени и отчества, должности, даты возникновения задолженности и суммы недостачи.

Суммы выявленных недостач, хищений, потерь отражаются по рыночной стоимости по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 209 00 000 и кредиту счета 401 01 172 «Доходы от реализации активов».

Списание объектов основных средств и материальных запасов вследствие недостачи отражается по балансовой стоимости по дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 104 00 000 «Амортизация», 401 01 172 «Доходы от реализации активов» и кредиту счетов 101 01 410 «Уменьшение стоимости жилых помещений», 101 02 410 «Уменьшение стоимости нежилых помещений», 101 03 410 «Уменьшение стоимости сооружений», 101 04 410 «Уменьшение стоимости машин и оборудования», 101 05 410 «Уменьшение стоимости транспортных средств», 101 06 410 «Уменьшение стоимости производственного и хозяйственного инвентаря», 101 07 410 «Уменьшение стоимости библиотечного фонда», 101 08 410 «Уменьшение стоимости драгоценностей и ювелирных изделий», 101 09 410 «Уменьшение стоимости прочих основных средств», 105 01 440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств», 105 02 440 «Уменьшение стоимости продуктов питания», 105 03 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов», 105 04 440 «Уменьшение стоимости строительных материалов», 105 05 440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря», 105 06 440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов».

Рассмотрим на примере порядок отражения в бюджетном учете расчетов по недостачам.

Пример 2. В связи с увольнением из учреждения силового ведомства материально ответственного лица А.Н. Николаева на основании приказа руководителя учреждения проведена инвентаризация основных средств, находящихся в ведении А.Н. Николаева, в результате которой у материально ответственного лица выявлена недостача рабочего кресла балансовой стоимостью 11 500 руб. Сумма начисленной амортизации — 2000 руб. Рыночная стоимость кресла составила 12 300 руб. Недостача в полном объеме возмещена материально ответственным лицом в кассу учреждения силового ведомства.

В бюджетном учете учреждения будут сделаны следующие проводки:

Выявлены недостачи. Как их удержать.

На что обратить внимание при проведении инвентаризации

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При отсутствии хотя бы одного члена комиссии результаты инвентаризации могут признаны не действительны.

Материально ответственные лица инвентаризационной комиссии дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Результаты проведенной инвентаризации обязательно должны быть оформлены документально. На практике продолжают использовать формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

При проведении инвентаризации на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц составляется инвентаризационная опись. Данный документ составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии.

Согласно п. 4.1 Методуказаний на расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей оформляется сличительная ведомость. Этот документ нужен для отражаются результатов инвентаризации в случае отличия фактических данных от учетных. Суммы излишков и недостач имущества в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете (ф. ИНВ-18 и ф. ИНВ-19).

На основании результатов работы комиссии, оформленных протоколом, сличительной ведомостью или актом, работодатель принимает решение о возмещении ущерба. Для этого издается приказ о результатах инвентаризации и удержании недостач с виновных лиц.

В случае существенных нарушений при проведении инвентаризации удержания недостач с работника могут быть признаны неправомерными.

Поэтому во время инвентаризации следует обратить внимание на следующие обстоятельства:

— отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Методических указаний);

— участие материально ответственного лица является обязательным. В случае отказа от участия составляется соответствующий акт членами комиссии (п. 2.8 Методических указаний);

— описи должны содержать подписи всех членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц (п. 2.10 Методических указаний).

Помимо надлежащего оформления инвентаризации работодатель обязан создать все условия для сохранности имущества, а также должным образом оформить трудовые отношения с работником и договор о полной материальной ответственности.

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей (п. 1 ч. 1 ст. 243 ТК РФ).

Если работодатель нарушил трудовое законодательство, не заключив с работником трудовой договор, не ознакомив его с должностной инструкцией, то он тем самым не проинформировал работника о его трудовых обязанностях, его ответственности.

Таким образом, в случае, если работник был допущен к работе без оформления трудовых отношений в законодательно установленном порядке, работодатель не имеет права взыскивать с работника материальный ущерб, который возник при исполнении работником своих трудовых обязанностей ненадлежащим образом (Определение Ленинградского областного суда от 28.06.2012 по делу N 33а-2646/2012).

В трудовом законодательстве закреплены правовые нормы, предусматривающие материальную ответственность работника перед работодателем. Нанесенный работником ущерб должен быть возмещен, при чем не зависимо от того, привлечен ли он к дисциплинарной, административной, уголовной ответственности, или нет. На это указывает ст. 248 Трудового кодекса РФ.

При проведении инвентаризации могут быть выявлены недостачи товарно-материальных ценностей у материально ответственных лиц, вверенных ему на основании договора о материальной ответственности. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли в соответствии с п. 5.1. Методуказаний по инвентаризации относятся на виновных лиц.

По общему правилу в ходе инвентаризации определяется размер ущерба путем выявления расхождений между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). А для того чтобы определить виновных лиц и причины возникновения недостач, необходимо провести служебное расследование. На такой порядок указывает правовая норма трудового законодательства, приведенная в ст. 247 ТК РФ.

Комиссия для расследования выявленных недостач

Для проведения служебного расследования, руководитель имеет право создать комиссию и утвердить ее приказом. В приказе, также устанавливаются сроки служебного расследования и порядок оформления и представления результатов.

Порядок проведения расследования желательно урегулировать локальным нормативным актом организации. Однако и отсутствие такого документа не может помешать расследованию. При этом комиссией изучаются документы, в том числе акты, описи, первичные документы по учету, фактически проводится пересчет, берутся объяснения от различных работников, изучаются докладные (служебные) записки и пр.

Результатом работы комиссии должен стать акт служебного расследования, в котором нужно указать состав комиссии, дата составления и период проведения расследования, предпосылки проведения и установленные комиссией факты, сделанные ею выводы с обоснованием (наличие или отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника; противоправность поведения работника; вина работника в причинении ущерба; причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба работодателя, размер ущерба и т.д.).

Отдельно может составляться заключение по результатам расследования. В нем обычно отражается краткая информация по результатам расследования. Акт и заключение в обязательном порядке должны быть подписаны всеми членами комиссии. После этого с актом и заключением должны быть ознакомлены под личную подпись материально ответственные лица, которые признаны виновными в недостаче.

И еще один документ, который может быть составлен по результатам расследования — это акт, которой оформляется в случае отказа от ознакомления или от проставления личной подписи в ознакомлении материально ответственным лицом.

Работник должен написать объяснительную

В соответствии с требованиями ч. 2 ст. 247 ТК РФ у материально ответственного работника, у которого обнаружена недостача, должно быть затребовано письменное объяснение. Отказ от предоставление объяснительной нужно отразить в акте.

На практике, для выполнения данной процедуры привлечения к ответственности, можно поступать следующим образом.

Необходимо уведомить работника об истребовании у него объяснения по факту недостачи товаро-материальных ценностей.

Если работник отказывается их давать, то ему следует направить письменное уведомление с запросом объяснений и потребовать, чтобы он расписался в получении уведомления.

Если же работник отказывается подписать уведомление, следует зачитать его работнику вслух в присутствии свидетелей.

Если же и после этого работник отказывается давать письменное объяснение, то в этом случае оформляется акт об отказе или уклонении работника от дачи объяснений. С актом работник тоже должен быть ознакомлен под роспись, в случае отказа об этом делается соответствующая отметка.

Пленумом ВС РФ в Постановлении N 52 фактически установлена презумпция вины по отношению к материально ответственным лицам, то есть если работодателем доказаны правомерность заключения с работником договора о полной материальной ответственности и создания условий для сохранности вверенных ценностей, то в случае возникновения у этого работника недостачи, последний обязан самостоятельно доказать отсутствие своей вины в причинении ущерба. Таким образом, не работодатель должен доказывает вину работника, а работник доказывает, что недостача произошла не по его вине. Однако мы все же не рекомендуем наказывать материально ответственных лиц без проведения расследования и соответствующего документального оформления.

Взыскание ущерба

Перед принятием решения о взыскании недостач с работника у работодателя должны быть следующий пакет документов:

— документы, подтверждающие результаты проведенной инвентаризации (инвентаризационные описи, сличительные ведомости, акт о выявленных расхождениях);

— письменное объяснение работника о причинах недостач (либо акт об отказе от дачи объяснений);

— Акт (заключение) комиссии по результатам служебного расследования, в котором фиксируются вина работника, противоправность совершенных им действий, а также причинно-следственная связь между его действиями и возникшим у работодателя ущербом.

Со всеми материалами служебной проверки работник (его представитель) вправе ознакомиться.

По результатам расследования, руководитель должен принять решение о взыскании ущерба с виновного лица или о не взыскании. Трудовое законодательство (ст. 240 ТК РФ) предоставляет работодателю право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника. В любом случае данное решение должно быть оформлено в виде приказа (распоряжения) по организации. Для взыскания суммы ущерба с виновного сотрудника руководитель организации должен издать приказ об удержании. Приказ нужно выпустить не позже чем через месяц после того, как комиссия установит размер ущерба.

На основании приказа с дохода сотрудника удержите стоимость ущерба, не превышающую его среднемесячного заработка. С учетом этого правила нужно взыскивать ущерб и в тех случаях, когда сотрудник несет ограниченную материальную ответственность, и в тех случаях, когда материальная ответственность наступает в полной сумме ущерба.

Хотелось бы обратить внимание на один существенный момент. В соответствии со ст. 239 ТК РФ материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.

Неисполнение работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику. Данный факт может служить основанием для отказа в удовлетворении требований работодателя, если это явилось причиной возникновения ущерба. Для примера приведем Решение Головинского районного суда г. Москвы от 11.04.2012 по делу N 2-1170/12. Суд посчитал, что работодателем не были созданы надлежащие условия, необходимые для обеспечения полной сохранности имущества, вверенного как работнику, так и коллективу (бригаде), не были приняты меры по выявлению и устранению причин, препятствующих обеспечению сохранности вверенного имущества. В связи с этим в иске было отказано. Кроме этого судьи так же указали на то, что инвентаризация проходила с нарушением требований, содержащихся в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

При принятии решения о возмещении размера ущерба работником, нужно учесть следующее. Размер ущерба должен определятся по фактическим потерям, рассчитанным исходя из рыночных цен, действующих в данной местности, на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета, принимая в расчет степень его износа. Причем, в случае, если невозможно установить день причинения ущерба, работодатель вправе исчислить размер ущерба на день его обнаружения (п. 13 постановления Пленума Верховного суда РФ от 16 ноября 2006 г. № 52).

Обратите внимание, материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника только в тех случаях, которые указаны в статье 243 Трудового кодекса РФ. В частности, это могут быть ситуации, при которых:

— такая ответственность возложена в соответствии с действующими законами;

— выявлена недостача ценностей, вверенных работнику на основании договора о полной материальной ответственности или полученных им по разовому документу;

— ущерб причинен в результате преступных действий работника, установленных приговором суда или в результате административного проступка;

— работник действовал умышленно или в состоянии алкогольного, наркотического опьянения, а также когда он не исполнял трудовые обязанности.

В остальных случаях размер ущерба, который можно взыскать с работника, ограничен пределами его месячного заработка. Об этом сказано в статье 241 Трудового кодекса РФ. То есть независимо от размера причиненного ущерба работник обязан возместить сумму, которая не превышает размера его средней заработной платы за месяц (определение Московского областного суда от 17 июня 2010 г. № 33-11823).

При расчете средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации. При этом расчет производится исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев ( ст. 139 Трудового кодекса РФ ).

Также нужно иметь в виду, что сумма удержания не должна превышать 20 процентов заработка, а, следовательно, взыскание ущерба может растянуться на несколько месяцев.

Ситуация, когда работник признал свою вину

В случае, если работник признает свою вину и не против возместить ущерб добровольно, с него лучше взять расписку с обязательством погасить сумму материального ущерба в оговоренные сторонами сроки. Согласно ч. 4 ст. 248 ТК РФ работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично; по соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей.

По расписке, данной работником в качестве обязательства погашения ущерба, работник имеет право погашать сумму задолженности и более среднего месячного заработка — в той сумме, которая оговорена им в расписке. Не будет нарушением и досрочное погашение долга работником в сумме регулярных платежей большей, нежели определено в расписке, — до покрытия всей суммы ущерба. Ограничений в данном случае законом не установлено. Даже если работник будет увольняться и откажется погашать остаток задолженности по возмещению ущерба, организация-работодатель на основании этого письменного обязательства сможет взыскать с него задолженность в судебном порядке.

В силу ч. 1 ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Как рассчитывать указанное ограничение: со всей начисленной суммы или после удержания НДФЛ? По мнению представителей Минздравсоцразвития России, размер удержаний из заработной платы работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов (Письмо от 16.11.2011 N 22-2-4852).

При этом, если работник соглашается на погашение причиненного материального ущерба и принимает на себя обязательство по возмещению ущерба в добровольном порядке, то это означает что он имеет право представить соответствующее заявление работодателю об удержании суммы ущерба из заработной платы свыше 20% (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 16.01.2013 N 33-303/2013, Апелляционное определение ВС Республики Башкортостан от 28.06.2012 по делу N 33-7367/2012 и др.).

Проще всего если работник разом внесет в кассу работодателя свои личные денежные средства в размере, соответствующем оценке причиненного им ущерба. Также с согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить то, что повреждено.

Возможен и комбинированный вариант – когда часть суммы ущерба работник погашает сразу (наличными деньгами, имуществом или иным способом), а остальная часть ежемесячно удерживается из его заработной платы до полного погашения задолженности.

Обратите так же внимание на следующее. Пунктом 5.3 Методических указаний по инвентаризации установлено, что взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

При этом работодатель вправе отказать виновному лицу в зачете излишков при определении материальной ответственности, так как в п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации указано, что такой зачет допускается только в порядке исключения, т.е. обязанность работодателя осуществлять зачет не установлена.

Ситуация, когда работник не признал свою вину

Если же работник добровольно возмещать ущерб не хочет, работодателю нужно издать распоряжение о взыскании с виновного суммы причиненного ущерба. На его основании можно взыскать сумму, не превышающую среднего месячного заработка. Такое распоряжение составляется в произвольной форме и может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончания мероприятий по определению размера ущерба и причин его возникновения.

Конечно же, в распоряжении (приказе) о взыскании ущерба должна присутствовать и подпись виновного работника о его ознакомлении и согласии с содержанием приказа.

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, то взыскать его можно только через суд.

В судебном порядке придется взыскивать ущерб и в случаях, когда:

— работник не согласен добровольно возместить ущерб, размер которого превышает его средний месячный заработок (ст. 248 Трудового кодекса РФ);

— работник дал письменное обязательство о возмещении ущерба, но затем уволился и отказался его исполнять (ст. 248 Трудового кодекса РФ).

При этом необходимо учитывать следующее. На основании ст. 392 ТК РФ работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. При пропуске по уважительным причинам сроков, установленных ч. 1 и 2 ст. 392 ТК РФ, они могут быть восстановлены судом (Апелляционное определение Омского областного суда от 19.09.2012 по делу N 33-5469/2012).

Отражение в учете

В соответствии с пп. «б» п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, пп. «б» п. 30, п. 128 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм покрываются за счет виновных лиц. Недостача материальных ценностей списывается со счетов учета по их фактической себестоимости и отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций расчеты с работниками организации по возмещению материального ущерба, причиненного ими организации, ведутся на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». В дебет этого субсчета с кредита счета 94 списывается сумма недостающих МПЗ по фактической себестоимости В соответствии со ст. 246 ТК РФ размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени его износа.

В силу абз. 3 п. 16 ПБУ 9/99 «Доходы организации» возмещение причиненных организации убытков признается в составе доходов в бухучете в отчетном периоде, в котором судом вынесено решение об их взыскании или они признаны должником. Это касается образующейся разницы между рыночной стоимостью МПЗ, подлежащей взысканию с виновного лица, и стоимостью, по которой эти ценности были учтены в балансе. То есть эту сумму нужно учесть в доходах на дату признания причиненного ущерба виновным лицом независимо от фактического погашения (возмещения) долга.

Выявление недостачи и взыскание ущерба с виновных лиц отражаются в бухгалтерском учете аптеки следующим образом:

Дебет 94 Кредит 41 — выявлена недостача товара на основании результатов инвентаризации;

Дебет 73-2 Кредит 94 — отражена сумма недостачи, подлежащая взысканию с виновных лиц, на основании приказа руководителя;

Дебет 91-2 Кредит 94 — отражена разница между размером недостачи и суммой, которая взыскивается с работников;

Дебет 70 Кредит 73-2 — произведено удержание из заработной платы в счет возмещения ущерба;

Дебет 50 Кредит 73-2 — отражено погашение недостачи наличными денежными средствами в кассу организации;

Дебет 94 Кредит 73-2 — отражена сумма ущерба, во взыскании которой отказано по решению суда.

Законодательство не предусматривает особой методики расчета среднемесячного заработка в таком случае. Для всех случаев сохранения среднего заработка установлен единый порядок его расчета на основании среднедневного (часового) заработка (ст. 139 ТК РФ). Поэтому при расчете суммы материального ущерба необходимо использовать именно его.

Стоимость ущерба, удерживаемого из дохода сотрудника, не должна превышать его среднемесячного заработка (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). В данном случае среднемесячный заработок следует рассчитывать на основании среднедневного (часового) заработка и рабочих дней (часов) в течение того месяца, в котором был обнаружен материальный ущерб (ст. 139 ТК РФ, п. 9 и 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).