Процедура проведения тендера

Современные тендеры в России – это «потомки» мероприятий, которые проводились у нас задолго до того, как начали применяться в зарубежных странах. Первый тендер датируется серединой семнадцатого века. И лишь в 90-х годах двадцатого века была разработана современная тендерная система.

Тендеры в РФ

Английский термин «тендер» (он означает «предложение»), равно как и словосочетания «тендерная документация», «тендерная система» и т.д., в России очень часто используется в обиходе, но в документах обозначается несколько иначе. В частности, тендер называют на бумаге устаревшим словом конкурс.

Конкурсы (тендеры) в России встречаются несколько видов:

  • открытые,
  • закрытые,
  • специализированные закрытые,
  • запросы котировок,
  • закупки у единственного источника (единичные),
  • одноэтапные,
  • двухэтапные.

Общие положения о проведении тендеров в РФ

Тем, кто собирается поучаствовать в тендере впервые, наверняка захочется знать все о тендерах в России, ведь если вы предупреждены – значит, вооружены. Основные правила достаточно строги.

Участвовать в тендере имеют возможность как российские, так и иностранные юридические лица, а также предприниматели. Участник подает заявку, необходимую для дальнейшего участия в тендере, на основе требований, которые выдвигает заказчик. Он прилагает к заявке все необходимые документы и тендерное предложение. Если потенциальный участник нарушил тендерные правила, его заявка, как и предложение, не рассматривается.

В течение определенного времени (сроки претендентам известны) тендерная комиссия принимает заявки на участие. Заявка может быть изменена, если срок окончания приема заявок еще не подошел к концу. Претенденты, у которых есть вопросы, могут в письменной (в том числе и по электронной почте) форме задать интересующие вопросы, получив на них письменный ответ. Детальнее о том, как нужно оформить заявку на тендер можно узнать .

Условия участия

Проводимый тендер в РФ может представлять совершенно разные сферы – медицинскую, торговую, строительную и т.д., и каждый участник ставит свои условия, которые содержит стандартная тендерная документация. Единственные обязательные и неизменные условия – это предоставление обеспечения и всеобщее объявление результатов конкурса.

Правила участия в конкурсе достаточно жесткие. Их несоблюдение чревато «вылетом» из списка участников тендера. Дефицит времени на оформление обеспечения, который является следствием ограниченного времени приема заявок, заставляет заказчиков обращаться к профессионалам.

Очень важным нюансом является тендерная документация, в которой содержатся условия тендера и условия будущего контракта. Как заказчики, так и исполнители должны действовать в строгом соответствии с условиями, указанными в документах. Существует стандартный набор необходимых документов и набор дополнительных бумаг, которые, возможно, понадобятся.

Тендерная документация

В тендерную документацию входят следующие документы:

  1. Описание условий договора с будущим победителем тендера.
  2. Приглашения к принятию участия в тендере с прилагающимися ссылками на условия договора, осуществление услуг или поставку продукции.
  3. Инструкции для поставщиков.
  4. Информация о порядке подготовки к предстоящему тендеру и подаче заявок для участия в конкурсе, представленная в виде информационных карт.
  5. Требования заказчика к продукции или услуге – график поставки, объем, традиционно указывают стандарты качества, а также технические условия.
  6. К тендерной документации относят и банковские гарантии (хотя они имеются не всегда), и формы заявок, и формы сведений.

Правила проведения тендеров в России подразумевают под собой непременное наличие документации. Тендерную документацию получают все компании, которые хотят принимать участие.

Однако тендерная документация предоставляется потенциальным участникам не бесплатно, потому в настоящее время в конкурсах участвуют преимущественно крупные компании, так как фирмы, относящиеся к малому и среднему бизнесу, далеко не всегда согласны тратиться на документы без гарантии победить.

Это лишь стандартные документы. Кроме этого, каждый участник должен предоставить и дополнительный набор бумаг:

  1. Уставные документы (то есть их копии).
  2. Свидетельства о государственной регистрации.
  3. Баланс на последнюю отчетную дату (не особо успешные предприятия, которые терпят убытки, не допускаются до участия в тендере).
  4. Справки, взятые в налоговой инспекции, с целью подтвердить, что компания не имеет задолженности перед государством.
  5. Приказы на лиц, ответственных за предприятие (представители предприятия).
  6. Копии патентов, лицензий (если сфера торгов требует лицензии).
  7. Другие документы, список которых изменяется в зависимости от вида и сферы проведения конкурса.

Насколько эффективны тендеры?

Тендеры по регионам России в настоящее время очень распространены, что связано с нетрадиционным подходом к закупкам. Такие торги давно завоевали уважение в зарубежных странах, потому нет ничего удивительного в том, что и в России они заняли надлежащее им место.

Опытные люди отмечают, что, дабы конкурс действительно принес ожидаемую пользу, следует обратиться к профессиональным фирмам, которые занимаются проведением тендеров.

Основные виды тендеров: какими бывают электронные конкурсы

Для всех, кто хочет работать с электронными торговыми площадками и участвовать в каких-либо тендерах, необходимо знать, какие виды конкурсов вообще бывают. Зачем это нужно? Чтобы сразу понимать, где у вас есть шансы на успех и где вас совсем не ждут.

Итак, начнем с того, что конкурсы бывают открытые и закрытые. Тут с определениями практически все ясно.

Открытый конкурс – конкурс, доступный для всех. Информация публикуется в свободном доступе, любое интересующееся лицо может получить информацию о запросе предложений, документацию к нему и подать заявку.

Закрытый конкурс – конкурс, доступный ограниченному кругу лиц. Заказчик информирует потенциальных участников о проведении конкурса и предлагает им принять участие. Другие лица принять участие в конкурсе не могут. У заказчика с проведением такой закупки есть свои проблемы: он должен обосновать выбор именно закрытого конкурса и круг приглашенных участников.

Вывод: попасть в закрытый конкурс очень сложно, поэтому стоит переключить внимание только на открытые запросы предложений, которые вы можете отследить самостоятельно.

По другой классификации конкурсы делятся на двухэтапные и те, которые проводятся в один этап. Тут тоже все понятно. Если конкурс проводится в два этапа, то на первом этапе могут отбираться интересные заказчику заявки, на втором этапе идет борьба за победу только между этими участниками. Условия каждого этапа должны содержаться в конкурсной документации к закупке.

Вывод: можно участвовать в конкурсах как с одним, так и с двумя этапами.

Еще одно разделение конкурсов производится по соответствию закупки принципам конкуренции. Разделяют неконкурентный и конкурентный способы закупки. В первом случае, участник конкурса только один и никаких конкурентов не имеет, во втором – в закупке участвуют несколько потенциальных исполнителей, конкурирующих между собой.

Вывод: стать участником неконкурентного конкурса нереально, такую возможность имеют только компании-монополисты, а также те, кто предлагает товары и услуги «исключительного» характера.

Далее конкурсы подразделяются на виды в зависимости от особенностей проведения.

Закупка у единственного поставщика – классический пример неконкурентного способа закупки. По сути, это прямая выдача контракта определенному исполнителю. Заказчики вправе использовать данный вид конкурса только в тех случаях, которые установлены законодательно (например, у естественных монополий или согласно распоряжениям или указам различных органов власти).

Данный вид закупки предусматривает все процедуры подготовки процедуры конкурса и сопутствующей документации, публикацию извещения, уведомление контролирующего органа и согласование с ним проведения закупки. Для заказчика в этом случае важно документально обосновать невозможность проведения конкурентного отбора, целесообразность закупки у конкретного лица, а также цену и условия будущего договора.

Запрос предложений – конкурс на конкурентной основе, когда заказчик информирует потенциальных участников о своих потребностях в каких-либо товарах или работах. Может проводиться как в один, так и в несколько этапов. При подведении итогов каждый участник получает оценку в баллах, по максимальному баллу определяется победитель. Принять участие может любое лицо, подавать можно несколько предложений, различающихся как стоимостью, так и другими условиями.

Итогом может быть назначение заказчиком процедуры переторжки (или уторговывания). Переторжка или уторговывание – направление в адрес участников предложения снизить стоимость своих заявок. Может проводиться как заочно, так и в очном порядке: в первом случае участники при желании подают новые коммерческие предложения, во втором – торги проводятся в онлайн-режиме путем снижения цены заявки.

Запрос котировок – конкурс, по итогам которого победителем становится участник с самой низкой стоимостью предложения. Участвовать может любое заинтересованное лицо, котировочная заявка подается только одна – вносить изменения в нее не разрешается. Использование данного вида конкурса позволяет заказчику в короткий срок получить имеющиеся предложения и выбрать победителя. Минусом для участников является тот факт, что котировка каждого из них известна комиссии заранее – есть вероятность того, что заинтересованные лица могут повлиять на результат конкурса.

Отдельно расскажем про конкурсы, проводимые в соответствии с законом № 223-ФЗ. Здесь под конкурсом понимается проведение закупки, в которой заявки участников оцениваются как по стоимости, так и по другим критериям. Цель: выявить максимально лучшее предложение. Заявки участников оцениваются и ранжируются в соответствии с заранее известной методикой, участник с высшим баллом становится победителем.

Информация публикуется в открытом доступе, извещение о проведении конкурса размещается на ЭТП и Портале закупок. Принять участие может любое лицо, которое может предоставить коммерческое предложение, соответствующее всем условиям закупки.

При размещении конкурса на ЭТП, заявки подаются в электронном виде, их регистрацию и прием ведет оператор ЭТП. Если конкурс подразумевает предоставление в адрес заказчика заявок на бумажном носителе, то за их прием отвечает уполномоченный представитель заказчика.

Когда прием заявок закончен, происходит вскрытие конвертов с заявками участников – для «бумажных» конкурсов, или открытие доступа к заявкам – для конкурсов на ЭТП. По результатам процедуры составляется протокол, где указывается: сколько заявок поступило, от каких участников и с какими ценами. Особенности проведения данной процедуры должны быть четко прописаны как в Положении о закупках компании-заказчика, так и в документации к закупке.

Далее заказчик может объявить уторговывание (переторжку). Участие в этой процедуре необязательное, вы можете снизить цену своего предложения, чтобы опередить конкурентов, а можете не участвовать совсем. По результатам конкурса составляется протокол с указанием победителя, с которым заказчик обязан подписать договор. Если победитель уклоняется от подписания договора, то заказчик вправе обратиться к участнику, занявшему второе место.

Конкурсы по закону № 223-ФЗ также могут быть открытыми и закрытыми. Отличия последних заключаются в том, что ни документация, ни изменения или разъяснения к ней не публикуются в отрытом доступе: они доступны только для лиц, приглашенных к участию в закупке. Заявки в этом случае подаются обычно в бумажном виде, протоколы вскрытия конвертов также не разглашаются.

Вывод: для компаний и ИП, не имеющих положительного опыта участия в тендерах, подать заявку в закрытый конкурс не представляется возможным. Единственный вариант работы на ЭТП в данном случае – участие в открытых запросах предложений.

Технология проведения тендера по выбору информационной системы

Экономический кризис — отличное время… для того, чтобы покупать новые информационные системы, внедрять передовые технологии и уходить в отрыв от своих конкурентов. Какие перспективы открывает тендер заказчику системы в условиях мирового финансового кризиса? Стоит ли приглашать консультантов или можно обойтись своими силами? Как правильно провести тендер? Ответы на все эти вопросы вы найдете в статье.

Тендер — это выгодно!

Тендер — это, по сути, форма выбора продукта и/или услуги на конкурсной основе.

Конкурс предполагает наличие конкуренции среди поставщиков аналогичных систем (вендоров) за право поставки своего решения. Это означает, что, во-первых, на рынке существует несколько и более систем со схожими функциональными возможностями и, во-вторых, предложение инициатора тендера является интересным для поставщиков.

Но даже если в настоящий момент невозможно получить несколько реальных альтернативных предложений, ничего не мешает компании, решившей провести тендер, сравнивать стоимость и результаты внутренней разработки системы собственными силами на базе некоторой платформы и покупки готовой системы, уже существующей на рынке.

Если же говорить об интересе поставщиков, то он выражается в значительной совокупной стоимости тендерного лота, которая может увеличиваться за счет:

  • большого количества рабочих мест системы;
  • услуг по внедрению системы;
  • дополнительных услуг по реинжинирингу и обучению.

Естественно, чем выше интерес поставщиков, тем выгоднее их коммерческие предложения, выставляемые на тендерные торги. Стремясь заполучить заказ, поставщики будут готовы на значительные уступки в цене и условиях поставки.

Кроме того, сам факт проведения тендера, как правило, означает, что заказчик серьезно подходит к организации проекта, и, значит, после подписания договора с победителем тендера риск неудачи проекта снижается.

Надо заметить, что в настоящий момент наряду с дорогостоящими проектами интерес для поставщиков представляют и небольшие проекты — из-за высокой конкуренции на рынке информационных систем, спровоцированной мировым экономическим кризисом и сокращением спроса со стороны традиционных заказчиков. Для России это, прежде всего, — государственный, энергетический и финансовый сектора.

Какие еще перспективы открывает тендер заказчику системы сегодня?

Обострившаяся в условиях кризиса конкуренция между поставщиками информационных систем — это предпосылка для возникновения большого числа инновационных ИТ-продуктов. Это новые, актуальные, клиентоориентированные решения, однако вследствие возможного сокращения расходов на R&D они могут быть сырыми.

  • Актуальность. Стремление выгодно отличиться от конкурентов заставляет разработчиков информационных систем выпускать гибкие решения, внедрение которых можно осуществить за минимально короткие сроки.
  • Инновационность. Появляются действительно новые решения, в том числе не имеющие аналогов на рынке ИТ-продуктов. Разработка ни на что не похожих систем, как и раньше, сопряжена с высокими рисками, но теперь «игра стоит свеч», когда на кон поставлена рентабельность предприятия-разработчика. Опыт показывает: выигрывает, как правило, тот, кто имеет одну или несколько — но четко нацеленную команду и продукт, являясь лидером на своем рынке. Компания, пытающаяся диверсифицировать риски за счет «универсальности», теряет свои позиции, если только она не является постоянным и главным поставщиком для нескольких крупных заказчиков. Эти аспекты нужно учитывать при выборе поставщика среди участников тендера.
  • Клиентоориентированность. От предприятий-разработчиков сегодня можно требовать более тщательного анализа потребностей клиентов. Возможно, специфика и ограничения бизнеса вашей компании до сегодняшнего момента не позволяла купить подходящего решения. Как знать, может быть ситуация изменилась и на рынке появилась система или поставщик, который соответствует требованиям компании?

Таким образом, появившиеся на рынке новые системы могут представлять большой интерес для заказчиков. Кроме того, не стоит забывать о том, что не только бизнес диктует требования к информационным системам, но и наличие новых систем может позволить организовать бизнес по-новому, более эффективно.

Тендер как форма выбора информационной системы предполагает проведение тщательного анализа всех возможных систем требуемого класса, представленных на рынке. Он не дает случайно пропустить лучшее, наиболее подходящее решение и позволяет приобрести его на максимально выгодных условиях.

Какие опасности подстерегают предприятие при выборе системы в ходе тендерных торгов? К каким последствиям приводят ошибки, допущенные при проведении тендера? Как не допустить возникновения этих ошибок?

Работа над чужими ошибками позволяет избежать своих

Предупрежден — значит вооружен!

Главный критерий успеха тендера — это достижение его целей. А главной целью тендера является выбор решения, отвечающего текущим потребностям бизнеса компании, а также потребностям бизнеса в обозримой перспективе. Каковы же основные причины выбора «не той» системы? Возможные ответы на этот вопрос перечислены ниже:

  • Не из чего было выбирать. Было получено недостаточно предложений, либо информации в предложении было недостаточно для принятия объективного решения. Если компания отправила потенциальным участникам тендера запросы на предложения, а в ответ получила значительно меньшее число коммерческих предложений, это означает лишь то, что в тендерном задании (запрос на предоставление предложения) был недостаточно учтен интерес поставщиков (прежде всего, финансовый). В то же время, если полученные предложения не содержат необходимой для принятия решения информации, это свидетельствует, скорее всего, о том, что в тендерном задании были указаны размытые, обобщенные требования к вендору и системе.
  • Пока выбирали систему, бизнес изменился. Процедура проведения тендера не была четко регламентирована по срокам, и тендер затянулся на длительное время. Это чревато не столько технологическим отставанием, сколько изменением цены системы из-за нестабильности валют в период кризиса. К моменту заключения договора поставки с вендором, могут возникнуть непреодолимые разногласия и по цене, и по другим условиям поставки, в результате победитель тендера может отказаться от заключения договора, как, собственно, и сам заказчик системы. Такую возможность необходимо заранее предусмотреть. Обычно в этом случае либо выбирается другой победитель (например, набравший наибольшее количество баллов), либо объявляется новый тендер. Кроме того, если при выборе системы не учитывались перспективы развития бизнеса, такой критерий, как гибкость системы, при затягивании сроков проведения тендера выбранная система может оказаться «неподходящей» для изменившегося бизнеса.
  • Поставщику присудили победу за вознаграждение. Личная заинтересованность сотрудников, принимающих решение о выборе победителя тендера, не позволяет провести его объективно. Главный риск при этом — даже не финансовая зависимость сотрудника от участника тендера и выбор более дорогого решения, а возможный выбор неподходящего решения. В этом случае потери будут связаны уже не с перерасходом средств, а с провалом проекта и отставанием от конкурентов.
  • Чтобы исключить возможную договоренность с поставщиком, все важные решения по тендеру должны приниматься коллегиально тендерной комиссией (комитетом), в состав которой входят и представители бизнес-подразделений, и руководители ИТ. Тем не менее, сама по себе коллегиальная форма выбора победителя не является панацеей от коррупции. Чем меньше формализована процедура проведения тендера, чем обобщеннее документируются результаты обследования систем — тем сложнее проверить добросовестность сотрудников, ответственных за выбор поставщика. Но даже при хорошем документировании не стоит забывать о том, что результаты обследования систем и поставщиков могут быть сфальсифицированы. Поэтому при выборе стратегически важных систем, а также дорогостоящих решений уместно пригласить в качестве экспертов внешних независимых ИТ-консультантов.
  • Ошиблись в выборе критериев оценки. Бессистемный подход к определению критериев выбора системы и поставщиков, однобокость анализа предложений поставщиков (например, фокусировка только на характеристиках информационной системы и недостаточное внимание к поставщику) не позволяют сделать правильный выбор победителя тендера. Отсутствие или неправильная расстановка приоритетов при определении критичных критериев, которым в обязательном порядке должна соответствовать система или ее поставщик, приводит к тем же результатам. Проведение анализа рисков, сопряженных с выбором той или иной системы и ее поставщика, значительно повышают устойчивость и надежность решения при подведении итогов тендера.

Таким образом, объективный тендер требует обоснованного, аргументированного решения о выборе системы и ее поставщика.

Процедура проведения тендера и выбора решения должна быть прозрачной для всех сотрудников, принимающих в нем участие, а также для вышестоящего руководства.

Для того чтобы процедура проведения тендера была известна и понятна всем сотрудникам, ее регламентирует. Регламент определяет «правила игры»: права и обязанности участников тендера, помогает учесть различные ситуации, которые могут возникнуть в ходе тендера (например, если не пришло ни одного тендерного предложения, соответствующего условиям тендерного задания, тендер объявляется несостоявшимся), также регламент ограничивает нежелательную свободу действий при проведении тендера (например, чрезмерное упрощение процедуры его проведения). Регламент может быть описан очень детально, а может быть оформлен в форме внутреннего протокола на одну страницу. В любом случае, в нем должны быть отражены все вехи (или ключевые точки) процесса проведения тендера, а также механизм принятия основных решений в ходе его проведения.

Прозрачность выбора системы и поставщика обеспечивается ведением подробной документации, оформляющей важные решения, принимаемые в ходе тендера на всех его этапах.

Пакет тендерной документации может включать в себя следующие документы:

  • Обобщенные бизнес-требования к системе позволяют обосновывать необходимость проведения тендера. Это документ, который инициирует процесс проведения тендера, в нем описываются основные потребности в новой системе. Бизнес-требования к системе могут быть оформлены, например, в виде служебной записки, заключения консультанта или отчета о гэп-анализе. К ним также желательно приложить обобщенный план, в котором были бы определены сроки проведения тендера и собственно внедрения информационной системы (как правило, поэтапного), согласованные с вехами соответствующих бизнес-проектов.
  • Регламент проведения тендера описывает порядок проведения тендера.
  • «Длинный список» решений поставщиков (Long list) позволяет определить основные критерии выбора поставщиков и состав «длинного списка». Это широкий перечень решений, представленных на рынке в настоящий момент.
  • «Короткий список» решений поставщиков (Short list) позволяет определить критерии формирования «короткого списка» и собственно состав «короткого списка», т.е. состав участников, которым рассылается RFP.
  • Запрос на предоставление предложения (Request for Proposal, RFP) описывает информацию, предоставляемую участникам тендера для формирования ими коммерческих предложений: требования к составу предложения в части информации о поставщике, его системе, коммерческих условий сотрудничества.
  • Материалы презентаций и референс-визитов используются для планирования таких мероприятий в ходе тендера (план, сценарий, список тем и вопросов) и эффективного распространения информации среди участников тендерной комиссии.
  • Отчет о результатах тендера обосновывает позицию сотрудников, принимающих решение о выборе победителя тендера. Это результат сравнения предложений поставщиков, презентаций систем и других внутренних рабочих документов. Отчет оформляет итоговое решение о выборе победителя, которое может быть описано в виде протокола тендерной комиссии.

Важно отметить, что тендер — это проект, а значит у него есть свои цели и задачи, вехи, риски и, конечно, план. Только детальный план проекта не дает затянуться тендеру на неопределенный срок и позволяет выбрать решение, отвечающее текущим потребностям бизнеса компании. А быстрое внедрение решения — это необходимое условие его эффективности в условиях финансового кризиса, характеризующегося постоянными, плохо прогнозируемыми изменениями.

Проведение тендера по выбору информационной системы — серьезное мероприятие, требующее значительных усилий и знаний сотрудников компании. «Звать или не звать консультантов?» — вот в чем вопрос.

«За что мы платим консультанту?»

Существует несколько основных причин привлечения консультантов:

  • Организация тендера: в компании отсутствует целостная методология выбора решения, основанная на опыте проведения тендеров по выбору информационных систем, и времени на разработку такой методологии просто нет.
  • Компетенция: в компании практически нет сотрудников, имеющих соответствующую квалификацию и опыт проведения тендеров по выбору информационных систем.
  • Сроки и ресурсы: компетентные сотрудники слишком заняты выполнением своих текущих обязанностей и у них нет возможности уделять достаточного внимания проведению тендера.
  • Объективность и доверие спонсоров: руководство или акционеры не готовы полностью довериться своим сотрудникам в выборе решения, необходим независимый «взгляд со стороны».

Все вышеперечисленные недостатки помогут компенсировать независимые консультанты, причем формы их привлечения могут быть различными:

  • Экспертиза пакета тендерной документации;
  • Консультирование тендерной комиссии и ее членов;
  • Комплексные услуги по проведению тендера.

В любом случае, окончательное решение о выборе победителя тендера должна принимать только тендерная комиссия. Все выводы, сделанные консультантом, носят рекомендательный характер и могут быть пересмотрены. Попытка возложить на консультанта ответственность за дальнейшее внедрение выбранной системы, как правило, приводит к потере объективности при выборе.

Чтобы сторонняя помощь оказалась продуктивной, привлекаемый консультант должен быть профессионалом своего дела, понимающим специфику бизнеса компании-заказчика и специализирующимся на выборе программных систем. Независимость от вендоров позволяет рассчитывать на объективность выбора победителя тендера.

«Не навреди!»

В некоторых случаях внешнее вмешательство консультанта является малоэффективным. Подобными ситуациями могут быть:

  • Сроки. Если тендер необходимо провести в кратчайшие сроки, лучше это сделать своими силами. Для того чтобы правильно оценить ситуацию, консультанты в начале любого консалтингового проекта проводят экспресс-обследование предприятия клиента. Это позволяет им понять специфику бизнеса заказчика, познакомиться со стратегией развития ИТ-инфраструктуры, согласовать цели и задачи проекта и в конечном итоге определить правильный курс работ при проведении тендера.
  • Цена вопроса. Проект по проведению тендера следует возложить на плечи внутреннего персонала при небольших масштабах внедрения и минимальных рисках, сопряженных с выбором того или иного решения. Масштаб внедрения может определяться количеством необходимых пользовательских лицензий, сложностью и стоимостью покупаемой информационной системы. Величина риска характеризуется серьезностью последствий для бизнеса в случае неудачного внедрения. И степень риска, и масштабность проекта можно описать в стоимостном выражении. Оценка возможных потерь определяет целесообразность привлечения консультантов.
  • Закрытость организации. Руководство не готово предоставить консультанту по соображениям информационной безопасности информацию, необходимую для правильного выбора информационной системы. В этом случае консультант не сможет вынести объективного решения, и привлекать его бессмысленно.

Тендер как проект: вести последовательно и завершить в срок

Процесс проведения тендера состоит из нескольких основных этапов:

1. Инициация проекта;

2. Формирование «длинного списка» поставщиков (long list);

3. Формирование «короткого списка» поставщиков (short list);

4. Рассылка и обработка запросов на предоставление предложений(Request for Proposal, RFP);

5. Получение дополнительной информации в ходе презентаций, референс-визитов, консультаций;

6. Оформление результатов;

7. Заключение соглашения с победителем тендера.

Рассмотрим их более подробно.

1. Проект по проведению тендера начинается с определения и обоснования потребностей в новой информационной системе (системах) и определения рамок проекта. На предварительном этапе инициации проекта решаются организационные задачи назначения руководящей тендерной комиссии, участники которого должны будут управлять процессом проведения тендера; происходит мобилизация команды, производящей выбор победителя тендера; подготавливается и утверждается поэтапный план работ по проекту с разбивкой на сроки; готовится регламент проведения тендера.

2. На этапе формирования «длинного списка» поставщиков рассматривается максимально широкий список решений, представленных на рынке. Предварительный отбор систем производится при минимизации затрат на получение дополнительной информации о решении. Т.е. при составлении «длинного списка» используют открытые источники информации, а также личный опыт участников проектной команды и рекомендации коллег, пользующихся доверием. Как правило, это веб-сайты вендоров, содержащие описание основных характеристик систем; обзоры в профессиональной прессе, презентации и демонстрационные ролики, руководства пользователей и т.д. Отбраковка решений из полного списка происходит на основании небольшого числа критичных критериев. Соответствие этим обязательным требованиям является основанием для внесения системы в «длинный список». При оформлении результатов этапа (самого Long List) полезно указывать не только системы, вошедшие в «длинный список», но и все рассматриваемые системы. Например, можно вынести перечень отбракованных решений в отдельный раздел документа. Важно не только перечислить их, но и указать причину исключения системы из рассмотрения — это позволяет вынести обоснованное решение и предупредит возможные вопросы со стороны руководства.

3. Формирование «короткого списка» поставщиков производится из «длинного списка» на основании расширенного состава критериев выбора решения. На данном этапе требования к решению уточняются и систематизируются. Рекомендуется отдельно рассматривать требования к системе, поставщику и проекту.

Требования к системе подразделяют на:

  • Функциональные — перечень функций, которые должна поддерживать система;
  • Нефункциональные — требования к быстродействию, надежности, эксплуатации и обслуживанию системы, к эргономике, защите информации и т.д.;

Требования к поставщику подразделяют на две группы:

  • Общие показатели деятельности — например, требования к численности персонала компании-поставщика решения; время нахождения на рынке, финансовые показатели деятельности компании за отчетный период, отсутствие задолженности перед налоговыми органами;
  • Прочие требования — например, наличие сертифицированных специалистов, заключенные партнерские договора с вендорами, возможность предоставления определенного уровня поддержки, подход к ценообразованию.

Требования к проекту могут быть следующими:

  • Принципы организации проекта и управления проектом;
  • Требования к ресурсам, выделяемым на проект;
  • Сроки начала и завершения отдельных этапов проекта и проекта в целом;
  • Зависимость от критичных для бизнеса дат (дата сдачи отчетности);
  • Зависимость от других проектов;
  • После того, как требования к решению определены, следует разработать методику формирования «короткого списка» из «длинного» и отбраковать системы, не соответствующие требованиям в соответствии с разработанной методикой. В качестве примера возможных методик сравнения можно привести следующие:
    • Попарное сравнение систем;
    • Балльная оценка систем в с учетом веса каждого критерия выбора системы;
    • Приведенная стоимостная оценка решений, включающая финансовую оценку рисков;
    • Качественное сравнение решений на основе анализа реализации ключевых сценариев (key use cases);
    • TCO (Total Cost of Ownership);
  • Решения, не вошедшие в «короткий список», следует так же, как и на предыдущем этапе формирования «длинного списка», вынести в отдельный раздел, указав причину их «отбраковки».

4. После того, как все требования к решению сформулированы и состав «короткого списка» определен, потенциальным участникам тендера (поставщикам, перечисленным в short list), высылается запрос на предоставление предложения (Request for Proposal, RFP). Разрабатывать его обычно начинают в самом начале проекта, а при получении из длинного и короткого списка поставщиков дополнительной информации о решении RFP может быть расширен.

RFP может состоять из следующих основных блоков:

  • Выдержки из Регламента проведения тендера (основные сроки, правила и процедуры, контактные данные заказчика);
  • Требования к информации в предложении могут включать:
    • Правила заполнения предложения, которые указываются для удобства обработке предложений. Ответы потенциальных участников тендера должны описываться в единой форме для того, чтобы при обработки предложений построить единую таблицу сравнения ответов поставщиков;
    • Требования к участнику — требования, которым должен соответствовать поставщик решения, свидетельствующие о его «успешности», надежности, соответствии проекту;
    • Требования к системе — функциональные, нефункциональные требования, требования к информации о сроках, стоимости решения, истории и опыта ее внедрения;
    • Требования к прочим услугам, оказываемым в ходе проекта: требования к составу работ по проекту (внедрение системы, обучение сотрудников работе с системой, сопровождение).

5. В ответ на RFP, поставщики высылают свои предложения, таким образом, становясь участниками тендера, и фактически с этого момента начинается собственно проведение тендера. Присланные предложения тщательно анализируются и после приведения их к единообразной форме сопоставляются, ответы поставщиков уточняются. Иногда после обработки предложений «короткий список» поставщиков удается сократить до 2–3 решений. Для оставшихся решений организуются презентации и тестовые демонстрации на территории поставщика или заказчика.

Целей у демонстраций и референс-визитов несколько:

  • Наглядно подтвердить свойства решений, которые заявлены в тендерных предложениях;
  • Подтвердить опыт конкретных проектов, также указанный в тендерных предложениях;
  • Продемонстрировать свойства решений, которые не могут быть оценены на основе предложений (например, юзабилити);
  • Оценить способность команды участника тендера к взаимодействию с заказчиком;
  • Оценить экспертизу команды участника тендера.

Для эффективного проведения презентаций рекомендуется разработать и предоставить участникам тендера единый план или несколько сценариев. Это позволит, во-первых, заставить их показывать то, что действительно интересно компании (а не только сильные стороны системы и поставщика), и, во-вторых, упростит сравнение результатов презентаций различных участников тендера.

6. После уточнения всех важных свойств решения, проведения сравнительного анализа систем и выбора победителя оформляется отчет о результатах тендера. В отчете могут быть отражены следующие виды анализа систем:

  • Качественная оценка решений предполагает сравнение систем с точки зрения их функциональности. По сути, качественная оценка является отчетом о проведенных демонстрациях систем;
  • Анализ рисков, сопряженных с выбором каждого решения. При оценке рисков должны учитываться вероятность наступления рисковой ситуации и стоимость расходов при наступлении или предупреждении риска;
  • Финансовая оценка всех затрат, связанных с выбором каждого решения. В качестве одного из подходов можно предложить включать в финансовую оценку наряду с TCO оценку рисков, связанных с выбором конкретного решения.

При принятии решения важно соблюсти принцип коллегиальности и участия всех заинтересованных лиц, иначе могут возникнуть как политические, так и организационные препятствия — причем уже при внедрении системы.

Если окончательный выбор сделать не удается, то следует задаться вопросом: «Какая дополнительная информация позволит склонить чашу весов в ту или иную сторону?» После этого участникам направляются дополнительные запросы и проводятся новые встречи.

В отчете о результатах тендера должно даваться краткое заключение по каждой из рассматриваемых систем. Рекомендуется определять не только единоличного победителя тендера, но и второго «финалиста» — на тот случай, если по каким-либо причинам не удастся заключить договор поставки с победителем.

7. После того, как победитель определен, с ним заключат соглашение на поставку информационной системы. Предварительно может быть подписан договор о неразглашении (NDA). После согласования с поставщиком всех условий поставки договор подписывается, что является точкой в процессе проведения тендера и началом проекта внедрения новой системы. Материалы, использованные в процессе проведения тендера, могут стать хорошей основой для написания технического задания на доработку системы.

Вне зависимости от того, будет ли компания обращаться к помощи консультантов или примет решение все работы проводить самостоятельно, принципы проведения тендера едины:

  • Организация тендера как самостоятельного проекта со своими целями, ресурсами, сроками;
  • Выделение ключевых требований бизнеса как критериев для выбора;
  • Поэтапное уточнение критериев — от «длинного списка» до окончательного выбора победителя;
  • Поэтапное сокращение числа и детализация описания сравниваемых решений.

Версия для печати

Законодательство

  • РусТендер
  • Клиентам
  • Законодательство
  • Федеральный закон Российской Федерации 44-ФЗ от 5 апреля 2013 г. О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд
  • Федеральный закон Российской Федерации от 18 июля 2011 г. N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц «
  • Федеральный закон Российской Федерации от 2 июля 2010 года N 151-ФЗ «О микрофинансовой деятельности и микрофинансовых организациях».
  • Федеральный закон от 29.12.2012 N 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»
  • Федеральный закон «О защите конкуренции» от 26.07.2006 N 135-ФЗ
  • Государственный реестр микрофинансовых организаций
  • Реестр банков соответствующих требованиям 44-ФЗ
  • Реестр банков соответствующих требованиям п.3 ст. 74.1 НК РФ
  • Реестр банков обладающих правом выдачи банковских гарантий уплаты таможенных пошлин
  • Приказ МЭР РФ от 2 октября 2013 г. N 567 «Об утверждении Методических рекомендаций по применению методов определения начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем)»
  • Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (с изменениями и дополнениями)
  • Федеральный закон от 21.07.2007 N 185-ФЗ «О Фонде содействия реформированию жилищно-коммунального хозяйства»
  • Коды ОКВЭД 2 с расшифровкой
  • Коды ОКПД 2 с расшифровкой
  • Постановление Правительства РФ от 1 июля 2016 г. N 615
  • Приказ Минфина РФ от 04.06.2018 № 126н «Об условиях допуска товаров, происходящих из иностранного государства…»
  • Брошюра ЦБ — Онлайн микрозаймы
  • ФЗ от 03.07.2016 N 372-ФЗ «О внесении изменений в Градостроительный кодекс РФ и отдельные законодательные акты РФ»
  • Постановление Правительства РФ от 08.11.2013 N 1005
  • Постановление Правительства от 23 декабря 2016 г. № 1466
  • Базовый стандарт защиты прав и интересов физических и юридических лиц — получателей финансовых услуг, оказываемых членами саморегулируемых организаций в сфере финансового рынка, объединяющих микрофинансовые организации
  • Постановление Правительства РФ от 14 января 2017 г. № 9
  • Постановление Правительства РФ от 14 июля 2014 г. N656
  • Постановление Правительства РФ от 11.08.2014 N791
  • Постановление Правительства РФ от 16.11.2015 N1236
  • Постановление Правительства РФ от 05.09.2017 N 1072
  • Постановление Правительства РФ от 5 февраля 2015 г. N102
  • Постановление Правительства РФ от 30 ноября 2015 г. N1289
  • Постановление Правительства РФ от 22.08.2016 N 832
  • Постановление Правительства РФ от 30.05.2018 N 626 «О требованиях к договору специального счета…»
  • Постановление Правительства РФ от 10.05.2018 N 564 «О взимании операторами электронных площадок…»
  • Приказ Минфина от 22.10.2015 N 164н «О порядке формирования и направления информации в целях формирования и ведения закрытого реестра банковских гарантий..»
  • Положение о порядке оформления, удостоверения и выдачи сертификатов происхождения товаров, а также других документов, связанных с осуществлением внешнеэкономической деятельности» (приложение к постановлению Правления ТПП РФ от 23.12.2015 N 172-14)
  • Постановление Правительства РФ от 04.02.2015 N 99 «Об установлении дополнительных требований к участникам закупки отдельных видов товаров, работ, услуг, случаев отнесения товаров, работ, услуг к товарам, работам, услугам, которые по причине их технической и (или) технологической сложности, инновационного, высокотехнологичного или специализированного характера способны поставить, выполнить, оказать только поставщики (подрядчики, исполнители), имеющие необходимый уровень квалификации, а также документов, подтверждающих соответствие участников закупки указанным дополнительным требованиям»
  • Постановление Правительства РФ от 30.09.2019 N 1279 «Об установлении порядка формирования, утверждения планов-графиков закупок…»

Пошаговая схема участия в коммерческих тендерах

Есть и другие причины. В области корпоративной и государственной политики закупок существует требование проведения конкурсных процедур при размещении заказа. Во многих организациях принято принимать решение о выборе компании — поставщика товаров, работ или услуг на основании торгов, которые проходят через объявление открытого или закрытого конкурса. Торги в бизнес — сообществе принято называть тендером. Термин «тендер» пришел в российскую экономику из мировой экономики, где тендерная деятельность является основным механизмом реализации системы государственно- частного партнерства. Тендеры на российском рынке проводит и корпоративный, и государственный сектор. Сегодня требование о проведении торгов предъявляется в России ко всем заказам, объявляемым государственными и муниципальными организациями, стоимость которых превышает 100 тыс. рублей в квартал.

Тендеры помогают находить оптимальные решения для развития бизнеса. Контракт будет заключен с тем предприятием, которое сделало наиболее выгодное предложение для организатора тендера. Выиграть тендер поставщику нелегко: необходимо стать поставщиком востребованного на рынке товара, иметь хорошую команду специалистов, разобраться в законодательстве и тонкостях конкурсных процедур.

Компании-поставщики, благодаря проведению тендера, создают вокруг себя конкурентную среду, имеют возможность получить заказ на свою продукцию за лучшую цену.

Коммерческие тендеры регулируются нормами Гражданского кодекса РФ и регламентами, установленными самими компаниями-заказчиками.

Статья 448 ГК РФ определяет, торги проводятся через открытые и закрытые аукционы и конкурсы. В открытом аукционе и открытом конкурсе может участвовать любое лицо, в закрыты — участвуют только лица, специально приглашенные для этой цели. Организатор обязан известить общественность о торгах не менее чем за 30 дней до их проведения.

В четвертой главе 135–ФЗ «О защите конкуренции» предусмотрены антимонопольные требования к торгам и особенности отбора финансовых организаций.

В ГК содержатся и санкции за отказ от подписания договора, но для того, чтобы они могли быть применены, заказчику необходимо приложить к конкурсной документации проект контракта. Если этого не сделать, то санкции за отказ от подписания договора, предусмотренные ГК, не могут быть применены.

Систематизацию и унификацию процедур частных тендерных торгов осуществила РАО «ЕЭС России». Компания применила для проведения коммерческих тендеров базовые принципы и стандарты, предусмотренные для государственных торгов и прописанные в 94- ФЗ. Набор конкурсных процедур был расширен: открытый конкурс, открытый конкурс с предварительным отбором, закрытый конкурс, двухэтапный конкурс, многоэтапный конкурс, конкурсы (открытые, закрытые) с переторжкой, ценовой конкурс, запрос цен, запрос предложений, конкурентные переговоры, закупку у единственного источника.

Большинство коммерческих торгов проводятся по тем же принципам, что и государственные торги. Разница состоит в том, что деятельность государственных организаций при проведении торгов жестко регламентирована законодательством, а коммерческие организации проводят тендеры по более свободной форме. Они ориентируются на внутренние документы, принятые в самих компаниях.

Коммерческие организации не имеют такого единого и универсального закона для проведения тендеров, как 94- ФЗ для государственных закупок. Причина в том, что каждая сфера бизнеса имеет много отличий и свою специфику.

Для коммерческих предприятий важны эффективность закупки и оптимальная процедура проведения тендера.

Многие компании-заказчики имеют электронные площадки для проведения торгов, на них ведется основная закупочная деятельность. Так, РАО ЕЭС создал единый интернет-ресурс для компаний электроэнергетики (www.b2benergo.ru). Коммерческие тендеры проводятся на таких площадках, как B2B-NPK, B2B-Avia, B2B-SNG, B2B-Холод, B2B-Спорт, B2B-Металлург, B2B-Агро, B2B-ЖКХ, B2B-Авто, B2B-Телеком, B2B-Страхование и другие. Все эти порталы имеют единые базы данных (то есть зарегистрированные на одной площадке компании могут принимать участие в торгах и на других), схожие регламенты, единообразный интерфейс. В каждой отрасли есть порталы, консолидирующие информацию о торгах, также работают межотраслевые порталы типа «Трейд.Су» (alltenders.ru; i-tenders.ru). Основное отличие b2b от консолидирующих информацию площадок в том, что на последних не проходят сами торги, на них не предусмотрены процедуры. Там размещается информация, в частности, извещения и ссылки на сайт заказчика, где, как правило, размещается конкурсная документация.

Выбор места для участия в торгах зависит от финансовых и организационных условий, которые предлагают разные площадки. Одни площадки берут абонентскую плату, другие — процент от сделки, третьи — единовременную плату, четвертые предоставляют бесплатное участие либо для поставщиков, либо для заказчиков.

Какие тендеры бывают?

Первая разновидность тендера – это «тендер цены». Заказчик точно знает, какие товары, работы или услуги и в каком объеме потребуются ему для выполнения задачи. А поставщики товаров или исполнители работ или услуг выдвигают свои предложения по поставкам товаров, по конкретным видам работ, срокам, периоду гарантийного обслуживания, дополнительным услугам – и главное по цене.

Второй вид тендеров – это тендер «открытых решений». Такой тендер организовывается в том случае, когда специалисты компании не имеют четкого представления о том, какие товары, виды работ и услуг, потребуются им для достижения желаемого результата. Тендер «открытых решений» может объявляться и в том случае, если желаемый результат можно достичь различными способами. Компания в описании условий тендера (брифе) указывает проблему, которую ей необходимо решить или результат, который желательно достигнуть. Компании- участники предлагают свое видение решения проблемы.

Такой тендер, конечно, подразумевает гораздо больший разброс по ценам и предлагаемым решениям, но взамен компания – заказчик получает уникальный шанс рассмотреть творческие разработки различных компаний.

В том случае, когда приходится принимать сложные решения, применяют двухэтапную модель тендера. На первом этапе компания- заказчик выбирает концепцию решения, а на втором – ценовое предложение.

Открытый или закрытый тендер?

Преимущества открытого конкурса – в его публичности, что важно при проведении крупных и сложных закупок, выборе подрядчиков для реализации масштабных проектов. У поставщиков в этом случае больше ответственности, они более тщательно относятся к подготовке и подаче предложений. Для поставщиков сложности связаны с тем, что конкурсная процедура четко регламентирована и по срокам, и по последствиям. Для заказчика сложности в трате временных ресурсов, в наличии элемента непредсказуемости, связанного с риском прихода непроверенных компаний.

Закрытый конкурс — лучшая процедура для закупок небольшими партиями. Несмотря на сужение конкуренции, проще становится процесс обработки и оценки заявок, специально приглашаются проверенные компании.

Правила подготовки к участию в тендере.

Как и любой бизнес-процесс, тендер имеет свои правила подготовки и проведения. Компания- заказчик описывает в конкурсной документации критерии и сроки выбора участников и победителя тендера.

Рассмотрим план работ по подготовке к участию в тендере.

1 этап. Изучение тендерной документации и принятие решения об участии в тендере.

Для подготовки предложения по участию в коммерческом тендере, необходимо познакомиться с конкурсной документацией компании, которая проводит тендер.

Заказчик направляет бриф (приглашение к участию) потенциальным участникам тендера для рассмотрения.

Стандартный бриф предполагает следующий состав:

1.описание компании-заказчика

2.постановка проблемы и описание желаемого результата

3.требования к участникам тендера

4.описание формы подачи заявки

5.критерии оценки претендентов

6.сроки проведения тендера.

Разберемся с содержанием брифа.

Описание компании-заказчика.

Для подготовки предложения по участию в коммерческом тендере, необходимо познакомиться с историей компании, которая проводит тендер. Необходимо обратить внимание на численность компании, сектор экономики, в которой она работает, вид бизнеса и его специфические особенности. Буклеты и брошюры, интернет-ресурсы о компании, содержание сайта компании позволят получить представление о заказчике. Информация о компании даст возможность правильно подготовить тендерную документацию.

Постановка проблемы и описание желаемого результата.

Этот раздел брифа показывает, какую проблему необходимо решить заказчику. Тендерная документация содержит техническую и коммерческую часть. В технической части дается описание и общая информация об объекте торгов, инструкция для поставщиков, информационные карты с указанием порядка подготовки и подачи конкурсных заявок и другая требуемая информация. В коммерческой части указаны цена, условия, графики платежей, источники финансирования контракта.

Требования к участникам тендера.

Среди требований может быть определено требование о наличии опыта проведения аналогичных проектов, отзывов предыдущих клиентов, наличие информации о сроке работы на рынке компании — поставщика.

Описание формы подачи заявки

В этом разделе компания — заказчик оговаривает те разделы, которые должны фигурировать в заявке (предложении) от компании — участницы тендера.

Критерии оценки

Критерии оценки включают такие параметры, как цена, время проекта, отсутствие соисполнителей.

Сроки проведения тендера

Обычно указывают срок объявления тендера, срок начала и окончания приема заявок, ориентировочный срок рассмотрения заявок.

Как правило, если объявляется «тендер цены», то к участию приглашаются 3 -4 организации. Если же запланировано проведение двухэтапного «тендера решений», то количество участников на первом этапе может быть от 5 до 9, а на второй этап выходят два – три участника, подготовившие наиболее интересные предложения.

2 этап. Уточнение позиций.

На этом этапе компании, подавшие первоначальные заявки на участие в тендере, могут обращаться к заказчику за дополнительной информацией, чтобы уточнить видение проблемы заказчиком и пути ее решения.

3 этап. Подготовка заявки.

Довольно часто бывает так, что предприятие не допускают к участию в тендере еще на этапе проверки тендерных предложений, если поданная им заявка была некорректно составлена. Тендерные документы должны быть оформлены профессионально.

4 этап. Презентация предложений.

Компания-заказчик тендера приглашает на встречу финалистов конкурса, которые имеют возможность убедить в том, что их предложение является лучшим. Для того, чтобы выиграть тендер, поставщику необходимо выгодно преподнести материал и заинтересовать заказчика. Профессионально подготовленная презентация должна быть доступной и наглядной, должна содержать графическую информацию, сопоставление с работой других компаний. Нелишним будет приложить список крупных заказчиков и клиентов компании-поставщика, их отзывы.

5 этап. Окончательный отбор.

Ответственные руководители компании — заказчика коллегиально принимают решение о выборе того или иного поставщика. В процессе обсуждения уточняются мнения внутренних заказчиков, создается рейтинговая таблица, где с помощью метода средневзвешенного коэффициента определяется итоговый бал каждого участника тендера.

6 этап. Объявление победителей.

На общем собрании или через СМИ при проведении открытого тендера или в персональном порядке, если тендер был закрытый, участники тендера оповещаются о завершении конкурсных процедур и выборе победителя.